German translation at end of blog.

Let’s Get Digital

ITB Berlin travel expo is the leading travel industry trade show in the world with an expansive set up. Due to the sheer size of the show, it will take time to cross everything off your to-do list. The last thing you want is an increasingly heavy tote of brochures weighing you down as you walk the show room floor.

The Center for Sustainable Tourism estimates the average trade show attendee takes home about 10 pounds of paper! There is no room for that in your check-on bag. How can you keep your load light while still harvesting all of the contacts and information from the show floor? We have some tips.

Collect and Organize Contacts

Through your networking at the event you will make tons of important contacts. But how can you keep everything straight? Make the most of your smartphone. Next time someone hands you a business card, utilize an app to scan the info, attach notes and even link a picture. For a small fee, download CamCard or Business Card Reader to get yourself ready to organize your contacts, and if you are multilingual try the Abbyy app for business cards. If you meet a fellow tech savvy person you want to connect with, you can share your digital business card with each other through apps such as SnapDat. SnapDat even syncs with your address book making it easy to find your contacts when you get back home. All this digital networking not only helps you stay better organized and lessons the chance you’ll lose an important card, but also saves paper!

Download the ITB Berlin Travel Expo Mobile Guide

These days, most trade shows have official apps that make the visitor experience more convenient. The official app of ITB Berlin travel expo, the ITB Mobile Guide helps visitors navigate the venue, search for events and generally stay organized throughout the duration of the show. The app is free and does not need an internet connection to work. Though free basic WiFi is provided for exhibitors and visitors at ITB Berlin, it can be very slow. — Network: ITBWifi, Password: itb2016Visitors can expect to the find the following information on the app, eliminating the need to carry any of it around in physical form: Exhibitor directory, Venue overview, Interactive hall plans, Event schedule, and Pertinent facts related to the show.

What About the Pamphlets?

Exhibitors will hand out brochures about their products, but you don’t have to take it to get all the info. There is an abundance of exhibitor and product information already on the ITB Berlin Virtual Market Place. This tool can be used easily on a computer, smartphone or tablet. In addition to providing on-demand exhibitor and product details, the information and communication hub is available year-round and houses news about exhibitors, products and networkers.

What if exhibitors still want to hand you pamphlets? And what if you need or want the information they contain? Don’t worry, there is technology for that too. You can use the Free Evernote app to take notes and photos and organize within different categories. It’s easy to create to-do lists, record project ideas, and consolidate the information gleamed from the trade show floor. The best part – Evernote syncs across all of your devices – a great feature when you’re in front of a future client and need a specific list or document.

A typical tradeshow can generate the equivalent of 170 trees worth of paper waste from pamphlets, flyers, directories and more. Every little bit you save adds up and encourages others to do the same. Just don’t forget your smartphone charger and european adapter!

Need more information on ITB Berlin? Find out all the basics, such as how to navigate the huge event on “ITB Berlin – Everything you need to know” and get the tips to make the best of your ITB Berlin experience on “The Insiders guide to ITB Berlin 2016.

For our German readers: 

Die ITB Berlin ist die führende Messe der Reiseindustrie und bietet ein umfangreiches Setup. Aufgrund der Größe der Messe, wird es dich einige Zeit kosten, alle Dinge auf deiner To-Do-Liste abzuhaken. Das letzte was du also willst, ist eine schwere Tasche voller Broschüren, die dir bei der Erkundung der Messehalle zur Last wird.

Das Zentrum für nachhaltigen Tourismus schätzt, dass jeder Messebesucher um die 5 Kilogramm an Papier mit nach Hause nimmt! Dafür ist in deinem Gepäck kein Platz. Wie kannst du die Menge also im überschaubaren Rahmen halten und gleichzeitig möglichst viele Kontakte und Informationen von der Messe mitnehmen? Wir haben einige Tipps für dich.

Sammle und organisiere Kontakte

Durch das viele Netzwerken auf der Messe wirst du haufenweise wichtige Kontakten knüpfen. Wie kannst du aber den Überblick behalten? Regel Nummer eins: nutze dein Smartphone. Nächstes Mal, wenn dir eine Visitenkarte gereicht wird, nutze eine App, um die Infos zu scannen und mit einem Foto zu verbinden. Für kleines Geld kannst du dir CamCard oder Business Card Reader herunterladen, um deine Kontakte zu organisieren. Es gibt sogar eine App namens Abbyy für mehrsprachige Geschäftsleute. Solltest du auf technisch Gleichgesinnte Geschäftsleute treffen, könnt ihr sogar eure digitale Visitenkarten über Apps wie SnapDat austauschen. SnapDat synchronisiert sich automatisch mit deinem Adressbuch, damit es noch einfacher ist, deine Kontakte zu finden. Diese digitale Art des Netzwerkens hilft dir nicht nur organisierter zu bleiben sondern verringert sogar die Chancen Kontakte zu verlieren und spart dabei einiges an Papier!

Den ITB Mobile Guide herunterladen

Heutzutage haben die meisten Messen offizielle Apps, die deinen Besuch besonders praktisch und komfortabel gestalten. Die offizielle App der ITB Berlin ist der ITB Mobile Guide, der dir einen Überblick über das Messegelände verschafft, aktuelle Events anzeigt und dir generell dabei hilft organisiert zu bleiben. Die App ist kostenlos und benötigt kein WLAN um zu funktionieren (obwohl kostenloses WLAN für Aussteller und Besucher von der ITB Berlin zur Verfügung gestellt wird – Netzwerk: ITBWifi, Passwort: itb2016). Die folgenden Informationen kannst du in der App einsehen, wodurch du zusätzliches gedrucktes Material einsparst:

  • Ausstellerverzeichnis
  • Geländeübersicht
  • Interaktive Hallenpläne
  • Veranstaltungskalender
  • Wichtige, Messe verwandte Fakten

Was ist mit den Broschüren?

Aussteller verteilen zwar Broschüren über ihre Produkte, aber meistens benötigst du diese nicht, um die wichtigsten Information zu erhalten. Eine große Anzahl an Aussteller- und Produktinformationen sind über den Virtual Market Place der ITB Berlin erhältlich. Dieses Extra kann einfach auf dem Computer, Smartphone oder Tablet genutzt werden. Zusätzlich zu Aussteller- und Produktdetails auf Abruf, ist dieser Informations- und Kommunikationshub das ganze Jahr über verfügbar und enthält immer neue Informationen über Aussteller, Produkte und Netzwerker.

Wollen die Aussteller dir trotzdem Broschüren in die Hand drücken? Und sind die enthaltenen Informationen interessant für dich? Keine Sorge, auch hierfür gibt es eine digitale Lösung. Du kannst die kostenlose Evernote App nutzen, um Notizen und sogar Fotos zu machen. Es ist kinderleicht To-Do-Listen zu erstellen, Projektideen aufzunehmen und alle Informationen festzuhalten, die dir ins Auge stechen. Das Beste: Evernote synchronisiert sich mit all deinen Geräten. Eine tolle Funktion, wenn du vor deinem zukünftigen Auftraggeber stehst und spontant bestimmte Listen oder Dokumente benötigst.

Eine herkömmliche Messe kann ein Äquivalent von 170 Bäumen an Broschüren, Flyern, Verzeichnissen und mehr verursachen. Jedes Blatt Papier, das du sparst hilft und kann andere dazu motivieren das Gleiche zu tun. Vergiss nur nicht dein Ladegerät und deinen europäischen Adapter!