Where it All Really Happens at ITB Berlin 2016 

Hopefully, your ticket is booked and you are prepping for ITB Berlin 2016! The leading travel trade show website and print materials are fantastic resources, but they won’t include everything you need to know for success. After a few visits to ITB, we discovered the best ways to make the most out of ITB 2016.

Networking is Key

Of course, folks are looking to conduct business at trade shows, but that is not always a simple task. For instance, it’s not uncommon for large companies at ITB Berlin to spend a significant amount of time taking pre-arranged meetings with existing clients. Because of this tendency, it can be difficult to get any meaningful, unscheduled time with key people or make direct sales. Not to worry. As you meet prospects, look to make strong impressions, learn about their needs and then follow-up after the show.

Social Events

Much of the real business that occurs at ITB does not take place at pre-planned meetings but instead at social events. These exhibitor-sponsored cocktail parties and offsite parties and events, offer unique opportunities for meaningful networking. You might not make direct sales, but you will make great connections and create natural opportunities for post-show follow-up.

Compile a List of Events

So how do you find out about these parties? At ITB Berlin, there are generally three types of social events:

  1. Open booth cocktail parties: On the show floor and open to everyone
  2. Invite-only booth cocktail parties: On the show floor, but need an invite
  3. Offsite parties: More difficult to find information about and get the invite

With social events, particularly offsite parties, there is not a centralized list. Therefore, the first step is to assign someone on your team to investigate and start asking around. If there is official information for a given event, it could be on Facebook, a company website or elsewhere, so compiling a comprehensive list will likely take some digging.

Once you have a list of events, determine, based on your industry and company objectives, which would be beneficial to attend and who should represent your company at each. At Global Image Creation, for instance, we want to be where the boutique and luxury hotels are. We want to mingle with clients and give them the opportunity to get to know who we are on a personal level – a party is a great place to do just that.

How to Get In 

Talk to folks during the day to find out if they are hosting parties or attending them. If you hear of an invite-only booth party, attempt to casually obtain an invite. Networking at the show itself is very important. As you walk the floor, make offsite parties part of your natural conversation. Ask contacts questions like, “Which after parties are you going to?” Or, “Do you have a contact for XYZ’s party?”

For some events, the only way to secure an invite is through an existing industry connection. In other words, whether you are in Berlin or not, make sure networking is always part of your plan. Be yourself, have fun and let things happen naturally!

Keep up with where we are headed by following us on Twitter (@GlobalImageC) and  Instagram (@GlobalImageCreation). We hope to meet you amongst the thousands of people in attendance!

How To Manage All The Information

Stay tuned for our next article on how to handle all of the contacts and info you are about to be overwhelmed with at ITB Berlin. You’ll get tips on how to stay focused and return home with well organized contacts you can begin to reach out to for future opportunities. If you missed our first article, find some great tips on navigating ITB Berlin 2016.

Der Insider-Guide für die ITB Berlin 2016

Was auf der ITB Berlin 2016 wirklich wichtig ist

Wahrscheinlich ist dein Ticket schon gebucht und du bereitest dich bereits auf die ITB Berlin 2016 vor! Die Webseite der führenden Reisemesse und das gedruckte Material sind zwar eine tolle Hilfe, aber es gibt noch mehr, was du für einen erfolgreichen Messebesuch wissen solltest. Nach einigen Teilnahmen an der ITB haben wir den besten Weg entwickelt, um das meiste dabei herauszuholen.

Netzwerken ist der Schlüssel

Natürlich geht es für die meisten bei einer Messe darum, Geschäfte abzuschließen, aber das ist nicht immer ganz einfach. Es ist zum Beispiel nicht unüblich für große Unternehmen die meiste Zeit damit zu verbringen, zuvor vereinbarte Meetings mit bereits existierenden Kunden zu führen. Aufgrund dieser Angewohnheit kann es manchmal schwer werden wichtige Personen spontan zu treffen oder gar Geschäfte abzuschließen. Aber keine Sorge. Wenn sich einmal eine Möglichkeit ergibt, mache einen bleibenden Eindruck, lerne über die Bedürfnisse der anderen und vergiss nicht, nach der Messe noch einmal nachzuhaken.

Social Events

Viele der Geschäfte werden gar nicht während der vereinbarten Meetings abgewickelt, sondern während der social Events. Diese, vom Aussteller veranstalteten Cocktail oder Offsite Partys, bieten eine ganz besondere Möglichkeit des Netzwerkens. Du wirst vielleicht keine Geschäfte abschließen, aber dafür dein Netzwerk erweitern und die Möglichkeit erhalten, nach der Messe ganz natürlich nachzuhaken.

Eine Eventliste erstellen

Wie erfährst du also von diesen Partys? Auf der ITB Berlin gibt es generell drei Arten von social Events:

  1. Öffentliche Cocktail Partys: Innerhalb des Ausstellungsbereichs und offen für jeden
  2. Cocktail Partys mit Einladung: Innerhalb des Ausstellungsbereichs, aber nur mit Einladung
  3. Offsite Partys: Schwierig Informationen und eine Einladung zu erhalten

Für diese Veranstaltungen, besonders die Offsite Partys, gibt es keine allgemeine Liste. Deshalb solltest du jemanden in deinem Team damit beauftragen nachzuforschen und nachzufragen. Gibt es offizielle Informationen, so sind diese wahrscheinlich auf Facebook oder der Unternehmenswebseite zu finden. Eine umfangreiche Liste wird dir also viel Arbeit ersparen.

Hast du die Liste einmal angelegt, kannst du anhand der Branche und des Unternehmens entscheiden, welche Veranstaltung wichtig für dich ist und wer dein Unternehmen jeweils repräsentieren sollte. Wir von Global Image Creation sind beispielsweise an Boutique und Luxushotels interessiert. Wir wollen Kunden auf einem persönlichen Level kennenlernen und uns ganz ungezwungen vorstellen und eine Party ist genau der richtige Ort dafür.

Wie kommst du rein

Versuche den Tag über mit so vielen Leuten wie möglich zu reden, um herauszufinden, ob diese Partys veranstalten oder selber eingeladen sind. Solltest du von einer Party hören bei der eine Einladung nötig ist, dann kannst du ganz beiläufig nach einer Einladung fragen. Das Netzwerken während der Messe ist besonders wichtig. Mache Offsite Partys zum natürlichen Bestandteil deiner Unterhaltungen. Frage deine Kontaktpersonen Fragen wie “Auf welche Party bist du eingeladen?” oder “Hast du einen Kontakt zu XYZs Party?”

Für einige Partys ist es allerdings nur möglich eine Einladung zu erhalten, wenn du bereits einen bestehenden Kontakt hast. Anders gesagt: Egal ob in Berlin oder nicht, Netzwerken sollte immer Teil deines Plan sein. Zeig deine Persönlichkeit, hab Spaß und sei immer natürlich!

Bleib auf dem Laufenden darüber, wo wir uns aufhalten und folge uns auf Twitter (@GlobalImageC) und Instagram (@GlobalImageCreation). Wir hoffen dich unter den tausenden von Besuchern zu treffen!

Zu viele Informationen auf einmal

Bleib dran und erfahre in unserem nächsten Artikel, wie du am besten mit den ganzen Kontakten und Informationen umgehst, die du auf der ITB Berlin sammelst. Wir geben dir Tipps, wie du mit organisierten Kontakten wieder nach Hause fährst und deine Möglichkeiten am besten nutzt.